Varo loma-aikoja hyödyntäviä verkkohuijareita. Lue lisää >

Toimitilan valintaopas: löydä yrityksellesi sopivat tilat

Hyvät toimitilat ovat yrityksen perusta. Toimitilat ovat tärkeä osa niin työntekijöiden viihtyvyyttä kuin yrityksen brändiäkin. Toiminimellä työskentelevälle saattaa riittää kotitoimisto, mutta jo muutaman hengen yritys tarvitsee erilliset liiketilat, joiden etsintään kannattaa varata aikaa. Toimitilan valintaoppaan avulla varmistat, että tiedät kaiken olennaisen valitessasi tilaa yrityksellesi.

Tulosta sivu

Oman osto vai vuokralle?

Yritys voi hankkia tarvitsemansa toimitilat joko ostamalla tai vuokraamalla. Tilojen ostaminen voi olla toimintansa vakiinnuttaneelle yritykselle paras vaihtoehto, sillä vuokran maksaminen esimerkiksi pääkaupunkiseudulla voi olla hyvinkin kallista – samalla hinnalla lyhentäisi jo yrityslainaa. Mikäli tiloja taas ei tarvita pitkäksi aikaa tai yritys on vasta aloittamassa toimintansa, vuokratilat mahdollistavat joustavamman liikkumisen sekä nopeamman reagoinnin muuttuviin tarpeisiin. Tilojen vuokraaminen myös vapauttaa yrityksen pääomaa käytettäväksi varsinaiseen liiketoimintaan.

Yrityslainan hakeminen

Yrityslainan hakeminen saattaa tulla ajankohtaiseksi niin toimitilojen oston kuin vuokrauksenkin kohdalla. Yrityslainan käyttötarkoitusta ei yleensä tarvitse määritellä ennalta, vaan sen saa käyttää parhaaksi katsomallaan tavalla. Käyttöpääomaa voi tarvita esimerkiksi yrityksen perustamisvaiheessa, suurempiin toimitiloihin siirryttäessä tai useamman kuukauden vuokravakuutta maksettaessa.

Jotta pankit myöntäisivät lainaa yritykselle, sitä vastaan on oltava vakuuksia kuten muissakin lainoissa. Jos yrityslainaa hakee esimerkiksi toimitilojen ostamista varten, vakuudet voivat vastata asuntolainan vakuuksia. Tällöin itse toimitila toimii osin lainan vakuutena ja muita vakuuksia, kuten kiinteistöjä tai arvopapereita, tarvitaan vain lainan loppuosalle. Pienemmille yrityslainoille vakuuksiksi saattavat riittää myös henkilötakaukset eli esimerkiksi yrittäjä voi itse taata yrityksensä lainan henkilökohtaisella omaisuudellaan.


Toimitilan ostaminen

Omistustoimitilaa havitteleva voi ostaa kiinteistön, yksittäisen huoneiston kiinteistöosakeyhtiössä tai vaikkapa kiinteistöyhtiön koko osakekannan. Toimitila voidaan ostaa suoraan yrityksen omistukseen tai yrityksen taustahenkilöiden omistukseen, jolloin tilat vuokrataan eteenpäin yritykselle. Vuokratulot lasketaan omistajien pääomatuloiksi eli verotaakka pienenee laillisin keinoin. Toiminimellä tätä mahdollisuutta ei ole, mutta mikäli toimitilat sijaitsevat oman asunnon yhteydessä, huomioi verottaja tämän työhuonevähennyksenä tai todellisten kulujen mukaisina verohuojennuksina.

Toimitilan ostaminen voi parhaimmillaan sekä turvata liiketoiminnan häiriöttömän jatkumisen, vaikuttaa yrityksen imagoon positiivisesti sekä merkitä pitkällä aikavälillä tuottoisaa sijoitusta. Omassa toimitilassa ei ole riippuvainen vuokranantajan päätöksistä, joten remontteja ja laiteinvestointeja voi tehdä rauhassa. Omat toimitilat myös viestivät asiakkaille vakavaraisuudesta: yritys on tullut alalle jäädäkseen ja pyrkii pitkäjänteiseen toimintaan. Jos yritys taas kasvaa ulos toimitiloistaan ja muuttaa muualle, voi huolella valittu tila toimia säästösijoituksena tai siitä voi saada jopa tuottoa, mikäli arvo on noussut vuosien myötä.


Toimitilan vuokraaminen

Toimitilaa vuokratessa vuokrasopimus voidaan sopia määräaikaiseksi tai toistaiseksi voimassaolevaksi. Määräaikainen sopimus on voimassa ainoastaan sopimuksen mukaisen ajanjakson verran. Sopimukseen voi kuitenkin liittyä optio, joka antaa vuokralaiselle oikeuden jatkaa sopimusta vuokrakauden jälkeen. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus taas päättyy vasta jommankumman osapuolen irtisanomisilmoituksen jälkeisen irtisanomisajan kuluttua. Sopimuksen joustavuus voi olla sekä etu että haitta – toisaalta vuokralainen voi tarpeen tullen purkaa sopimuksen nopeasti, mutta saman voi tehdä myös vuokranantajakin.

Vuokrasopimuksesta tulee käydä ilmi paitsi tieto asianmukaisesta irtisanomisajasta, myös siitä, vastaako vuokralle tuleva yritys itse tilan käyttöön liittyvistä kuluista, kuten sähköstä. Lisäksi vuokran suuruuteen voivat vaikuttaa esimerkiksi yrityksen tilaan tekemät remontit tai vuokraan liitettävät palvelut. Mikäli yritys tarvitsee esimerkiksi aula-, vartiointi- tai siivouspalveluita, kannattaa näistä neuvotella vuokrasopimusta solmittaessa. Useimmiten vuokranantajan joustavuus on lopulta se seikka, joka joko mahdollistaa tai estää sopimuksen syntymisen. Siinä missä yksi vuokranantaja ajattelee vain tilasta saatavaa vuokratuottoa, saattaa toinen nähdä pidemmälle ja olla valmis neuvottelemaan joustavammin sopimuksen yksityiskohdista.

Takaisin ylös

Tarpeiden ja toiveiden kartoittaminen

Tarpeiden ja toiveiden kartoittaminen

Oletpa sitten ostamassa tai vuokraamassa toimitilaa yrityksellesi, valintaa ohjaavat samat tekijät. Sijainti on monessa suhteessa tärkeä asia, mutta kiinnitä huomiota myös tilaratkaisuihin ja yrityksen tulevaisuudennäkymiin. Hyvin valittu toimitila palvelee paitsi yrityksen arvoja ja tavoitteita myös työntekijöitä ja heidän viihtyvyyttään.


Sijainti

Yrityksen toimitilojen sijaintiin vaikuttavat muun muassa toimiala, asiakkaat sekä työntekijät. Sijainnilla voi olla myös iso merkitys siihen, millainen imago yritykselle muodostuu. Autokorjaamo saattaa esimerkiksi arvostaa näkyvyyttä asiakkaiden työmatkan varrella moottoritien kupeessa, kun taas toimistotiloja etsivälle asiantuntijayritykselle sijainti kaupungin keskustassa on olennaista hyvien kulkuyhteyksien ja alueen muodostaman mielikuvan vuoksi.

Lähde kartoittamaan sijainnin valintaa näiden seikkojen avulla:

Sijainti osana brändiä
Millaisen vaikutelman yrityksestäsi haluat antaa sijainnin perusteella? Eri alueilla on erilaiset imagot, kuten eri yrityksilläkin. Pohdi, missä asiakkaasi ovat, mitä he arvostavat ja millaisia työntekijöitä haluat houkutella.
Alueen palvelut
Mieti, millaisia palveluita potentiaalisessa sijainnissa tulee olla. Tarvitseeko alueella olla paljon lounaspaikkoja vai sijaitseeko yrityksessäsi oma työpaikkaruokala? Onko tiloissasi riittävästi kokoustilaa vai tarvitsisiko näitä tiloja vuokrata ajoittain muualta?
Kulkuyhteydet
Millä kulkuvälineillä työntekijäsi ja asiakkaasi liikkuvat? Kiinnitä huomiota julkisiin yhteyksiin, parkkitilaan ja polkupyörien säilytykseen. Keskeinen sijainti helpottaa asiakkaiden asiointia ja lyhyt työmatka edistää työntekijöiden viihtyvyyttä ja tuottavuutta.
Synergiaedut
Onko yrityksellesi hyödyllistä sijaita alueella, jossa on paljon muita saman alan yrityksiä? Vai löytyvätkö parhaat synergiahyödyt erilaisten toimijoiden kautta? Yllättävätkin toimijat voivat luoda yhdessä uutta ja tukea toisiaan toiminnallaan.

Tilaratkaisut

Yrityksen toivesijainnin selvittyä kannattaa käyttää aikaa tilaratkaisujen hahmottelulle. Hyvin suunnitellut tilat vastaavat nykyhetken tarpeisiin, mutta huomioivat myös yrityksen tulevaisuuden suunnitelmat, kuten laajentumisen. Aiemmin toimistotiloilta vaadittava pinta-ala laskettiin kertomalla töissä olevien ihmisten lukumäärä 15–17 neliömetrillä ja päälle lisättiin neuvottelutilat. Nykyaikaisempi tapa on kartoittaa esimerkiksi suunnittelutyöpajojen ja kyselyjen avulla työntekijöiden toiveita ja työtapoja.

Kun työntekijöille annetaan mahdollisuus vaikuttaa omaan ympäristöönsä, hyvinvointi ja työteho paranevat usein. Samalla saattaa myös selvitä, että yritykselle riittää odotettua pienemmät tilat esimerkiksi monitilatoimiston muunneltavuuden ansiosta. Toimistossa yhden henkilön työpäivään voi kuulua keskittymistä vaativaa työskentelyä yksin, vierekkäin tapahtuvaa sparrailua sekä intensiivistä tiimityöskentelyä suuremmassa ryhmässä. Tällöin monitilatoimisto mahdollistaa sopivan työtilan valinnan kulloisenkin työtehtävän mukaan. Monitilatoimisto voi sisältää vaikkapa työhuoneita, neuvottelu- ja tapaamistiloja, avoimia tiloja sekä viihtyisiä taukotiloja.

Kun toimitilan käyttö on optimoitu, yritys mahtuu usein pienempään tilaan ja saa säästöjä, vaikka neliöhinta olisikin sijainnin vuoksi korkea. Jos 20 ihmistä sijoitetaan työskentelemään erillisistä huoneista koostuvaan toimistoon, tarvitaan tilaa useimmiten noin 350 neliömetriä, kun taas hyvin suunnitellussa monitilatoimistossa 20 ihmistä mahtuu mainiosti 200 neliömetrin kokoiseen tilaan.

Takaisin ylös

Kohteiden vertailu ja oikean valinta

Kohteiden vertailu ja oikean valinta

Tarpeiden ja toiveiden kartoituksen jälkeen on aika alkaa etsiä sopivaa toimitilaa. Oikotiellä ilmoitettujen tuhansien toimitilojen joukosta etsiminen onnistuu vaivatta monipuolisen haun avulla. Sijainnilla rajaaminen karsii vaihtoehtoja jo huomattavasti, minkä jälkeen alkaa erilaisten kiinteistöjen ja niiden tarjoamien tilojen vertailu.

Varmista, että nämä kiinteistön ominaisuudet vastaavat tarpeitanne:

  • Pinta-ala ja tilojen muunneltavuus
  • Tilatyyppi: Liiketila, Tuotantotila, Toimistotila, Ravintolatila, Näyttelytila, Harrastustila tai Hub-tila
  • Tilakorkeus: alle 2,5 m, 2, 5 m - 3,0 m, 3-5 m, yli 5 m
  • Lattioiden kantavuus: normaali toimistokäyttö, erityisiä laitteita tai koneita, raskas varasto tai arkistokäyttö
  • Akustiikka, äänieristysvaatimukset
  • Logistiset ominaisuudet: autopaikoitus, lastaus ja purku, tavarahissit, invaliikenne
  • Turvallisuus: suojaustaso, kulunvalvonta, datayhteydet, murtosuojaus
  • Jätehuolto: erityisvaatimukset, keräyspaperi, ongelmajätteet, tuotannon vaatimukset, pahvi- tms. jätepuristimet

Toimitilojen vertailua tehdessä kannattaa huomioida, että välitystä ja vuokrausta yritysten kesken eivät rajoita samat lait kuin asuntokauppaa tai asunnon vuokrausta kuluttajien kanssa. Valtaosa kohteista on samanaikaisesti usealla välittäjällä välitettävänä samaan tapaan kuin esimerkiksi asunnot Yhdysvalloissa. Välittäjän välityspalkkion maksaa kuitenkin aina kohteen omistaja sille välittäjälle, joka on sinut asiakkaaksi tuonut eli vaikka kiertäisit katsomassa toimitiloja useamman välittäjän kanssa, vain yksi välittäjä saa kohteesta välityspalkkion ja muut jäävät ilman.

Sopivan tilan löydyttyä kannattaa ottaa yhteyttä välittäjään, kysellä mahdollisia lisätietoja sekä sopia näytöstä. Ennen lopullista valintaa on hyvä tutustua kohteen asiakirjoihin sekä käydä huolellisesti läpi kaikki ehdot joko ostettavan kohteen kauppakirjasta tai vuokrattavan kohteen vuokrasopimuksesta. Muista tarkistaa esimerkiksi muuttoajankohta ja remontointimahdollisuudet.

Katso Oikotiellä myynnissä olevat toimitilat

Tutustu Oikotiellä ilmoitettuihin vuokrattaviin toimitiloihin